Ngày nay, báo cáo dịch vụ khách hàng đã trở thành một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp, những thông tin của báo cáo không chỉ hữu ích trên phương diện tăng cường chất lượng dịch vụ mà còn trong các bộ phận khác của quy trình kinh doanh. Do vậy, tiến hành báo cáo dịch vụ khách hàng và sử dụng hiệu quả nguồn thông tin này sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp trong ít nhất 5 phần sau:
Quản lý tài liệu đúng cách
Từ báo cáo dịch vụ khách hàng, bạn có thể xác định được khoảng thời gian phục vụ khách hàng bận rộn nhất và trao quyền cho nhân viên hỗ trợ để tối ưu hóa việc phản hồi khách hàng. Nếu không phản hồi kịp thời, khách hàng của bạn sẽ nghĩ doanh nghiệp có vấn dề và không muốn đối diện với họ.. Mặt khác, nếu khách hàng có được trải nghiệm tuyệt vời tại công ty bạn, họ sẽ chia sẻ những phản hồi tích cực tới mọi người xung quanh. Đó là một trong những cách dẫn đến thành công của doanh nghiệp.
Xác định được đối tượng khách hàng chính
Từ các báo cáo dịch vụ khách hàng, bạn có thể xây dựng được chân dung tệp khách hàng chính bằng cách trả lời các câu hỏi sau: Ai là người mua sản phẩm của tôi?
- Họ chủ yếu đến từ đâu?
- Tại sao họ chọn công ty tôi?
- Tôi có thể giúp họ giải quyết vấn đề bằng cách nào?
- Chúng ta có thể làm gì để khiến họ thành khách hàng trung thành?
Tìm hiểu loại kênh truyền thông mà khách hàng của bạn yêu thích
Để cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời, bạn cần biết loại kênh truyền thông nào mà khách hàng của bạn yêu thích. Bằng cách này, bạn có thể điều phối nguồn nhân lực để hỗ trợ khách hàng thông qua các kênh họ chọn để liên hệ với bạn.
Ngày nay, dịch vụ khách hàng đa kênh ngày các phổ biến. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu thực hiện điều này, bạn cần biết chính xác về sở thích của khách hàng và báo cáo dịch vụ khách hàng sẽ cung cấp dữ liệu phù hợp về số lượng khách hàng tiếp cận bạn qua phương tiện truyền thông nào.
Đánh giá hiệu quả công việc
Báo cáo dịch vụ khách sẽ chỉ ra cho các chủ doanh nghiệp thấy những nhóm/ nhân viên nào làm việc hiệu quả tốt, xuất sắc hay những nhóm/ nhân viên nào yếu kém để có phương án cải thiện năng suất làm việc. Ví dụ, thái độ của nhân viên, hiểu biết về sản phẩm, việc tư vấn tới khách hàng có làm khách hàng hài lòng? Hay cơ sơ vật chất của doanh nghiệp có khiến khách hàng có ấn tượng tốt đẹp? Bằng cách này, bạn sẽ có căn cứ để trao thưởng, nêu gương cho những nhân viên tiêu biểu và có chương trình đào tạo để cải thiện cho các nhân viên chưa đạt yêu cầu.
Cải thiện trang web
Bên cạnh số liệu thống kê về hỗ trợ khách hàng, báo cáo dịch vụ khách hàng có thể giúp bạn tìm ra những điểm cần cải thiện về thiết kế trang web chính của công ty trở nên thân thiện và trực quan hơn với khách hàng thông qua những phản hồi của họ.
Với thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt ngày nay thì dịch vụ khách hàng vượt trội sẽ giúp doanh nghiệp bạn tăng thêm tệp khách hàng trung thành cũng như doanh thu so với đối thủ cạnh tranh. Điều quan trọng là phải biết khách hàng của bạn là ai, họ cảm thấy thế nào và bạn có thể làm được gì để giúp đỡ họ. Và không ai có cơ sở để đạt được điều này nếu không có báo cáo dịch vụ khách hàng chi tiết.
Nguồn: ProvideSupport
Biên tập: SOI.Pro
