Ngày nay giao tiếp qua điện thoại đã trở thành một phần không thể thiếu trong kinh doanh. Giao tiếp thì dễ, nhưng để lại ấn tượng với khách hàng thì rất khó, vì không thể tác động đến người đối thoại qua diện mạo cuốn hút hay trang phục bắt mắt. Vậy làm sao để lại ấn tượng trong lòng khách hàng sau mỗi cuộc gọi? SOI.Pro xin mời các bạn tham khảo một số lưu ý sau:
- Luôn sẵn sàng cho các cuộc gọi: Dù là gọi đi hay tiếp nhận cuộc gọi đến, bạn hãy luôn trong tư thế sẵn sàng cho cuộc trao đổi. Hít thở sâu và mỉm cười thật nhanh trước khi đàm thoại sẽ là bí quyết để bạn bắt đầu với tinh thần thoải mái, tự tin. Với các cuộc gọi đến, bạn cố gắng nghe máy trong vòng ba hồi chuông để đầu giây bên kia không có cảm giác phải chờ đợi lâu.
- Khi gọi đàm thoại, luôn biết rõ mình muốn nói gì và chắc rằng bạn có đủ tài liệu để diễn đạt điều mình muốn nói. Làm như thế bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho bản thân và cho cả người nghe.
- Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng: Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói chuyện phiếm. Nhưng một số người khác thì thích nói chuyện thân mật, được quan tâm, chia sẻ nhiều hơn. Cứ thế, bạn hãy điều chỉnh cho thích hợp với từng đối tượng khách hàng.
- Trả lời thẳng vào vấn đề: Những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm và thể hiện tính không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói rằng bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm, khách hàng sẽ không bao giờ tin bạn nữa.
- Cuối buổi nói chuyện, xác nhận lại những điều đã trao đổi: Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp.
- Đừng làm việc riêng khi đang dùng điện thoại: Như thế sẽ khiến bạn không tập trung vào cuộc đối thoại và không trao đổi được gì. Nếu có chuyện gấp, bạn hãy chủ động xin lỗi và dừng cuộc điện thoại và đề nghị gọi lại vào thời điểm thích hợp.
Hy vọng những kiến thức trên sẽ hữu ích với bạn! Chúc bạn thành công!
