Lời Khuyên Về Sự Khủng Hoảng Của Các Nhóm Dịch Vụ Khách Hàng


Trong khi các nhà khoa học cố gắng nghiên cứu giải pháp chống COVID-19, đội ngũ y tế làm việc hết sức để giúp đỡ người bệnh, thì các doanh nghiệp trên toàn thế giới cũng đang rất vất vả để duy trì hoạt động và đối phó với sự gián đoạn lớn đối với chuỗi cung ứng, hệ thống sản xuất và khả năng phục vụ khách hàng.
Duy trì dịch vụ chất lượng tốt trong thời điểm khủng hoảng toàn cầu vì #Coronavirus là điều không dễ dàng. SOI.Pro xin gửi đến bạn một số mẹo để giúp các doanh nghiệp có thể duy trì dịch vụ tốt nhất mà không cần hạ thấp tiêu chuẩn dịch vụ.
1. Thu thập thông tin – Lập kế hoạch cụ thể
Việc lập kế hoạch là bước đầu để quản lý hiệu quả trong cuộc khủng hoảng hiện nay. Bạn cần xác định một số vấn đề cơ bản sau:
  • Xác định người chịu trách nhiệm của kế hoạch đối phó với khủng hoảng. Đó sẽ là người xem xét và ra quyết định cuối cùng.
  • Những chính sách nào cần thay đổi trong thời khủng hoảng.
  • Kịp thời thông báo các quyết định liên quan để xây dựng lòng tin với khách hàng.
2. Trang bị cho việc làm việc nhóm
  • Thiết lập cây tài liệu nội bộ
  • Tạo nguồn thông tin cập nhật để thông báo với khách hàng
  • Chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi, câu trả lời để có thể phản hồi khách hàng nhanh chóng.
3. Thiết lập các công cụ dịch vụ khách hàng
  • Chuyển những phản hồi đã được chuẩn bị trước vào phần mềm quản lý khách hàng
  • Đặt tên thư mục phản hồi phù hợp sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy chúng khi bạn cần và dọn dẹp sau này khi khủng hoảng đã qua.
  • Sử dụng bất kỳ tính năng tự động nào có sẵn để tăng tốc độ phản hồi.
  • Thu thập tài liệu cơ sở kiến thức chuyên ngành
  • Cập nhật các thời điểm có thể liên lạc khách hàng
  • Cập nhật chữ ký chân trang email giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy thông tin.
4. Tạo tinh thần tích cực đến toàn nhân viên

Thời điểm khủng hoảng có thể dẫn đến tình trạng nhân viên làm việc quá sức, giảm chất lượng công việc. Việc tạo động lực bằng cách thường xuyên cập nhật tình hình, cũng như xoay vòng sử dụng nhân sự là những nỗ lực để duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng
5. Đồng lòng vượt qua khủng hoảng và chuẩn bị tiềm lực cho giai đoạn phục hồi 
Mặc dù một cuộc khủng hoảng có thể kéo dài trong một thời gian, song với sự chuẩn bị chu đáo và thường xuyên cập nhật với khách hàng, bạn có thể giúp doanh nghiệp của mình đối phó với áp lực và hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.
Khi khó khăn qua đi, hãy dành chút thời gian để xem lại những gì đã xảy ra với doanh nghiệp của bạn. Những điểm nào cần khắc phục hay những thông tin nào hữu ích? Những phản hồi nào đã được đón nhận và những phản hồi nào không đạt được mục đích? Những công cụ hữu ích nào bạn có thể thêm vào cho lần tới? Và đừng quên dọn dẹp những thông tin phản hồi cũ sau khi khủng hoảng đã kết thúc.

SOI.Pro chúc bạn thành công!

Nguồn: Helpscout.com

Biên tập: SOI.Pro

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *